Proces

Wat moet er gebeuren?

Beschrijven van het gewenste proces voor de gegevensoverdracht van de ambulance naar de spoedeisende hulp (SEH) binnen het regionale acute zorgnetwerk. Analyseer wat de gegevensoverdracht van de ambulance naar de SEH betekent voor het huidige proces en beschrijf hoe het proces van overdracht gaat verlopen na de implementatie. Neem hierbij het gehele proces mee. Dit geeft inzicht. Kijk voor een voorbeeld van het proces onderaan deze pagina bij ‘Meer weten’.

Het ontwikkelen van patient journeys kan bijdragen aan het verkrijgen van extra inzicht voor de beschrijving van het gewenste proces. Zie hiervoor het thema Patient journey.

Wie zijn er nodig?

Manager ambulancevoorziening(en), manager SEH.
Procesmanager ambulancevoorziening(en), procesmanager ziekenhuis.
Ambulanceverpleegkundige, SEH-arts en SEH-verpleegkundige.

Wat zijn de belangrijkste to-do's?

Aanwijzen van een procesmanager die zich verdiept in de gegevensoverdracht van de ambulance naar de SEH.
Onderzoeken van de wijzigingen in de werkinstructies, die het gevolg zijn van het implementeren van de gegevensoverdracht. Let hierbij vooral op de handelingen in de werkinstructies. Doordat de gegevensoverdracht gestructureerd gaat verlopen, kan het bijvoorbeeld nodig zijn om gegevens secuurder en vollediger in te vullen in het Ambulance Informatiesysteem (AMBIS) dan voorheen. De SEH kan zich beter voorbereiden op de komst van de patiënt, doordat gegevens al beschikbaar zijn door de gestructureerde gegevensoverdracht. Ook dit heeft invloed op de werkinstructies.
Maken van duidelijke afspraken over de nieuwe werkinstructies met alle betrokkenen zoals hierboven genoemd.

Meer weten?

Binnen het gehele acute zorgproces vinden verschillende gegevensuitwisselingen plaats, zoals beschreven in de Richtlijn gegevensuitwisseling huisarts – huisartsenpost – ambulancedienst – afdeling spoedeisende hulp. Hieronder wordt specifiek ingegaan op hoe de gegevensoverdracht van de ambulance naar de SEH in het algemeen verloopt. Deze procesbeschrijving is afkomstig van Ambulancezorg Nederland (AZN).

De gegevensoverdracht van de ambulance naar de SEH vindt op verschillende momenten plaats. Onderstaande afbeelding geeft een overzicht van de handelingen die de ambulance verricht tijdens een inzet. De termen uit deze afbeelding zijn in de onderstaande tabel kort gedefinieerd. Het gebruiken van de juiste termen is van belang om de verschillende momenten van gegevensoverdracht te kunnen plaatsen.

Term	Definitie	Code
ritopdracht/ alarmering	Tijdstip waarop de meldkamer aan de ambulance de ritopdracht geeft.	T1
uitruktijd	Tijdsduur tussen het alarmeren van de ambulance-eenheid en het daadwerkelijke vertrek van de ambulance (rollen van de wielen) met de volledige ambulance-eenheid.	D1
vertrektijd ambulance	Moment waarop de ambulance met de volledige ambulance-eenheid vertrekt.	T2
aanrijtijd	Tijdsduur vanaf het moment waarop de ambulance vertrekt na de alarmering, met de complete ambulance-eenheid naar de door de centralist aangegeven plaats, tot het moment waarop de ambulance arriveert bij de plaats waar de patiënt zich bevindt en de ambulance nog kan komen.	D2
tijd aankomst ambulance (bij patiënt)	Doorgaans ook benoemd als ‘aankomst patiënt’. Het moment waarop de ambulance arriveert op de door de centralist aangegeven plaats zo dicht mogelijk bij de patiënt.	T3
behandeltijd (ter plaatse)	Tijdsduur tussen het moment waarop de ambulance-eenheid aankomt bij de patiënt en het moment waarop van de ambulance vertrekt vanaf de locatie van de patiënt.	D3
tijd vertrek met patiënt	Moment waarop de ambulance met (of zonder) patiënt vertrekt vanaf de locatie van de patiënt.	T4
vervoerstijd	Tijdsduur vanaf het moment waarop de ambulance met de patiënt vertrekt vanaf de locatie patiënt tot het moment waarop de ambulance aankomt bij de plaats van bestemming.	D4
tijd aankomst bestemming	Moment waarop de ambulance-eenheid met de patiënt op de plaats van bestemming (ziekenhuis) is aangekomen.	T5
overdrachtstijd	Tijdsduur vanaf het moment waarop de ambulance aankomt bij de plaats van bestemming tot het moment waarop de ambulance-eenheid zich vrij meldt.	D5
tijd vrijmelding	Moment waarop de ambulance-eenheid zich beschikbaar meldt bij de centralist voor een nieuwe ritopdracht.	T6

De gegevensoverdracht van de ambulance naar de SEH vindt plaats gedurende de volgende momenten:

Zo snel mogelijk na de eerste anamnese en het onderzoek tijdens de behandeling ter plaatse (D3). Deze vooraankondiging bevat meestal alleen de persoonsgegevens van de patiënt, incidentgegevens en meldingsgegevens.
Zo vaak als nodig wordt geacht gedurende de vervoerstijd (D4). Afhankelijk van de situatie worden gegevens over de interventie en het beloop gestuurd.
Na het afronden van de rit. De ambulance verstuurt dit bericht meestal vanuit een wat minder hectisch, administratief moment tijdens de overdrachtstijd (D5). De gegevensset wordt aangevuld waar nodig en in zijn geheel als eindoverdracht verstuurd.

Voor ieder overdrachtsmoment wordt steeds hetzelfde technische bericht ambulanceoverdracht naar SEH gebruikt. Vanaf de start van de rit tot het moment dat de patiënt bij de SEH is, staan er dus steeds meer gegevens in het bericht. Na het afronden van de rit (D5) draagt de ambulance nog eenmaal het bericht over naar de SEH met daarin de volledige gegevensset; ook gegevens die tijdens de behandeling van de patiënt (D3) en gedurende de rit (D4) nog niet waren ingevuld.

De gegevens zijn zichtbaar in het Ziekenhuis Informatiesysteem (ZIS) en reizen dus mee met de patiëntjourney door het ziekenhuis. De gegevens zijn hierdoor inzichtelijk op de SEH of voor de vervolgzorg op andere afdelingen. Hieronder is aangegeven bij welke SEH-momenten de gegevensoverdrachten vanuit de ambulance worden gebruikt, voor zover er gegevens beschikbaar zijn.

Het AMBIS zorgt voor regelmatige gegevensoverdracht naar de SEH in de fases D3 en D4. Dit kan op momenten als er nieuwe gegevens zijn ingevoerd of na een vastgesteld tijdsinterval. Er is winst te behalen als de gegevens zo snel mogelijk op de SEH komen. De SEH kan met deze informatie gelijk verder waar de ambulance is gestopt. Zonder deze gegevensoverdracht kan dit proces vertraagd worden. Ook kan het gebeuren dat er heel weinig tijd is om gegevensuitwisseling tot stand te brengen tijdens de rit. De gegevens worden dan vlak na het afronden van de rit verstuurd. Dit minimaliseert het tijdverlies op de SEH, alsook de administratieve lasten (geen handmatige gegevensinvoer of ontvangstbevestiging zijn meer nodig).

Ambulance berichten

Zorgproces

Proces

Wat moet er gebeuren?

Wie zijn er nodig?

Wat zijn de belangrijkste to-do's?

Meer weten?

Andere lagen

Organisatiebeleid

Informatie

Applicatie

Infrastructuur